Памятка по оформлению документов

Основным нормативным документом, регламентирующим порядок оформления деловых документов, является Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденная Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (в редакции Постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 29.08.2025 № 65).

1. Во всех официальных деловых документах каждый лист должен иметь одинаковые поля (устанавливаются автоматически через «Файл» - «Параметры страницы» или «Разметка страницы» - «Поля» - «Настраиваемые поля»):

левое поле – 30 мм;

правое – не менее 8 мм;

верхнее и нижнее поля – 20 мм.

2. Если документ состоит из нескольких страниц, они нумеруются (через «Вставку» - «Номер страницы»). Номера страниц проставляются в центре верхнего колонтитула арабскими цифрами с расстоянием 10 - 15 мм от верхнего края, шрифт Times New Roman в обычном начертании, размер шрифта – не менее 13 пт. Первая страница документа не нумеруется (после вставки номера страницы, поставить галочку «Особый колонтитул для первой страницы»).

3. Документы печатаются на стандартных листах формата А4 (210 на 297 мм). Допускается использовать листы формата А5, (148 на 210 мм), если текст документа занимает не более пяти-семи строк.

4. Документы со сроком хранения до 3 лет включительно допускается печатать на двух сторонах листа.

5. Новую страницу документа не допускается начинать последней неполной строкой абзаца. Это регулируется через «Формат» (или «Главная») - «Абзац» - «Положение на странице» - «Запрет висячих строк».

6. Если часть документа нужно продолжать печатать с новой страницы, не нужно пользоваться клавишей «Enter». Через «Вставку» выбирается «Разрыв» - «Начать с новой страницы» или «Вставка» - «Разрыв страницы».

7. При наборе текста применяется во всех частях документа (заглавии, тексте, подписи и т.п.) шрифт только гарнитуры «Times New Roman» черного цвета обычного начертания (не курсив, не полужирный). Не допускаются текстовые выделения в виде подчеркивания и печатания вразрядку.

8. Размер шрифта используется 15 пт для всех официальных документов: приказов, протоколов, актов, характеристик, справок, положений, планов, писем и т.д.

9. Разделы нумеруются римскими цифрами, главы – арабскими цифрами, после которых точка не ставится.

Разделы и главы должны иметь заголовки, точка в конце заголовка не ставится. Если заголовок состоит из двух предложений, то их разделяют точкой. В заголовках не допускается перенос слов на следующую строку, применение римских цифр, математических знаков и греческих букв. 

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и записываются с абзацного отступа.

Подпункты нумеруются арабскими цифрами и записываются с абзацного отступа. Номер подпункта включает номер пункта и номер подпункта, после которых ставятся точки.

10. В тексте документа перед каждой позицией перечисления, выделенной абзацным отступом, дефис или иной знак не ставится. После перечисления, кроме последнего, ставится точка с запятой.

11. При подготовке таблиц выравнивание текста производится по необходимости, с переносом слов. Допускается уменьшать размер левого поля до 20 мм (когда тектс не вмещается). Размер самого шрифта в таблицах должен быть 13 пт. Допускается уменьшать шрифт и межстрочный интервал до 11 пт (через «Формат» (или «Главная») – «Абзац» – «междустрочный: точно» – «значение: 11 пт).

12. Отступ на новой строке (абзацный отступ) устанавливается автоматически, он стандартный – 0,5 дюйма, т.е. – 12,5 мм (1,25 см). Не нужно оформлять его пробелами или табулятором. Если не установлен, то необходимо выбрать «Формат» (или «Главная») – «Абзац» - «Первая строка» - «Отступ» - «1,25 см».

13. Интервал между строками устанавливается одинарный (через «Формат» (или «Главная») – «Абзац» – «междустрочный: одинарный»).

14. Через панель инструментов задается нужный параметр выравнивания строки. В основном текст нужно располагать «по ширине». Функции для расположения текста «по правому краю», «по левому краю» в официальных документах не применяются. Текст документов оформляется без переноса слов.

Для лучшего качества форматирования текста желательно включать функцию «Непечатаемые знаки», благодаря чему видны «ухищрения» по выравниваю строк по ширине за счет пробелов, переноса слов на новую строчку через нажатие клавиши «Еnter» и т.п.

15. Гриф утверждения документа имеет два варианта, обладающих одинаковой юридической силой. Документ может утверждаться лично должностным лицом (директором) или через издание распорядительного документа (приказа).

Реквизит «Гриф утверждения» располагается не с начала строки, а от пятого положения табулятора, т.е. после 100мм (10 см) от левого поля.

Слова «УТВЕРЖДАЮ» и «УТВЕРЖДЕНО» пишутся заглавными буквами.

При утверждении документа руководителем вышестоящей организации или размещении его не на бланке наименование должности утверждающего лица и организации указывается полностью.

При утверждении документа распорядительным актом (приказом) его название (в именительном падеже), дата и номер впечатываются сразу. Если документ утверждает лично руководитель, то печатается его должность, оставляется место для подписи, указываются инициалы и фамилия. Также допускается печатать месяц и год утверждения, а дату руководитель ставит от руки.

16. Реквизит «Подпись» располагается после текста документа и отметки о наличии приложения и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, собственноручной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия). Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности.

При оформлении документа не на бланке в наименование должности включается полное наименование организации.

При подписании документа несколькими должностными лицами наименования должностей лиц, подписавших документ, собственноручные подписи и их расшифровки (инициалы, фамилии) располагаются друг за другом в последовательности, соответствующей занимаемым должностям.

Название должности печатается с нулевого положения табулятора, расшифровка подписи – от шестого положения, т.е. 120 мм (12 см) от левого края. Напечатать должность – «Главная» - «Абзац» - «Табуляция…» - «Позиция табуляции: 12 см» - «Установить» - «Ок» - Нажать на клавишу Tab – напечатать ФИО

Текст протокола делится на вводную и основную части.

Во вводной части указываются инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствовавших членов коллегиального органа, наименования должностей служащих, фамилии и инициалы приглашенных лиц, не являющихся членами коллегиального органа. Фамилии присутствовавших и приглашенных указываются в алфавитном порядке.

Если количество присутствовавших на заседании членов коллегиального органа более 15 человек, то список присутствовавших составляется отдельно и прилагается к протоколу. В протоколе указывается слово «Присутствовали», общее количество присутствовавших, в скобках – «список прилагается» или «регистрационный лист прилагается».

Если количество приглашенных на заседание более 10 человек, то список приглашенных также составляется отдельно. В протоколе указывается слово «Приглашенные», общее количество приглашенных, в скобках – «список прилагается» или «регистрационный лист прилагается». Если приглашенное лицо представляет стороннюю организацию, то в наименование должности служащего включается наименование этой организации.

В протоколах дополнительно может указываться количество присутствующих, необходимое для правомочности принятия решения.

В протоколах полной формы после указания присутствовавших и приглашенных следует повестка дня. В повестке дня перечисляются вопросы, подлежащие рассмотрению, указываются формы их изложения (доклад, сообщение, информация, отчет), наименования должностей служащих докладчиков, их инициалы и фамилии.

Основная часть протокола полной формы строится по схеме «СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» отдельно по каждому рассматриваемому вопросу.

В разделе «СЛУШАЛИ» указываются фамилия и инициалы докладчика и излагается краткое содержание выступления. Текст выступления (доклада, сообщения, информации) может прилагаться к протоколу, о чем делается соответствующая отметка: «Текст доклада (сообщения, информации) прилагается».

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» текст оформляется аналогично разделу «СЛУШАЛИ». В этот раздел записываются вопросы к докладчику и ответы на них.

В разделе «РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» записываются принятые по вопросу решения.

В протоколе краткой формы повестка дня не оформляется. Основная часть протокола краткой формы строится по схеме «СЛУШАЛИ – РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» без текста выступлений. В разделе «СЛУШАЛИ» записываются вопросы повестки дня, в разделе «РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» – принятые решения.

В случае возникновения принципиальных разногласий в протоколах краткой формы допускается фиксировать отдельные выступления участников заседания.

В протоколе сокращенной формы после каждого вопроса повестки дня записываются принятые по нему решения.

Решение коллегиального органа в протоколах любых форм приводится полностью. Принятые решения нумеруются арабскими цифрами, если их несколько. Номер решения включает номер вопроса повестки дня и через точку – номер принятого по нему решения. Нумерация не производится, если по вопросу принято только одно решение.

Протокол совещания подписывается председателем (председательствующим на заседании) и секретарем.